Gute Planung ist die halbe Miete

Gute Planung ist die halbe Miete

Gerade wurde ich auf ein Interview mit Klaus Grewe aus dem Mai diesen Jahres aufmerksam. Titel: „Die Macht der kleinen Zahlen“. In diesem Interview steckte unglaublich viel Wahrheit über so viele gescheiterte Projekte. Grewe trug unter anderem Verantwortung für die Koordination der Infrastrukturprojekte der Olympischen Spiele 2012 in London, lieferte hierbei 4 Monate vor Termin und gab statt der geplanten 9 Mrd EUR nur 8 aus. Er erläutert im Interview, dass seine erfolgreichen Projekte eines gemeinsam haben: einen sehr hohen Planungsanteil und innerhalb dieser Planung einen extremen Detaillierungsgrad.

Woran scheitern viele Projekte in der Realität?

Ich habe hierin viele mir durchaus bekannte Projektsituationen wiedererkannt. Seit knapp 20 Jahren leite ich Projekte, vorrangig an der Schnittstelle von Geschäftsprozessen und IT. Seit etwa 15 Jahren sind dies in vielen Fällen vergleichsweise große Projekte mit langen Laufzeiten und relativ hohen Investitionsvolumina. Einige dieser Projekte wurden – obwohl sie per se als erfolgreich einzustufen waren – im Nachhinein als gescheitert bewertet. Mal gab der Business Case einfach nicht das her, was man vorab (schön-)gerechnet hatte. Mal trafen die Projektergebnisse letztendlich einfach nicht die genaue Problemstellung, die der Fachbereich sich vorgestellt hatte und machten das an sich gute Projektergebnis unbrauchbar. Usw.

Wenn wir jetzt einmal die konkret angewendete Projektmethodik komplett beiseite lassen, bleibt ein klassisches Grundproblem:

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FAILING TO PLAN IS PLANNING TO FAIL.

Womit wir wieder beim oben erwähnten Interview wären.

In der Praxis von Turnaround-Projekten ist mir in vielen Fällen in etwa folgender Ablauf des ursprünglichen Projektvorhabens begegnet:

  1. Projektidee
  2. Budgetierung
  3. Terminierung
  4. Definition des Projekt-Scope
  5. Beauftragung des Projektleiters, Beginn der Projektplanung
  6. Business-Analyse

usw.

Es folgt eine Reihe von Eskalationen, um die mit der Business-Analyse unrealistische gewordene Termin- und Budgetplanung zu korrigieren und enttäuschte Kunden „wieder einzufangen“. Dieses Vorgehen ist ein sichererer Garant, ein Team über die Maßen auszupowern und im Projekt insgesamt ein maximales Stresslevel zu erreichen. Der Projektleiter hat von Beginn an wenige Chancen, das bereits schlingernde Schiff auf Erfolgskurs zu bringen und wird im Projektverlauf oft mit Schadensbegrenzung beschäftigt sein. Erstaunlicher Weise bleiben Eskalationen oft bis zuletzt aus, da die Probleme im Projekt dem Auftraggeber lange Zeit nicht transparent gemacht werden.

Aus dem Kommunikationsmittel Statusampel (GRÜN = alles OK / GELB = Wir haben gewisse Herausforderungen, können sie aber innerhalb der Projektorganisation lösen / ROT = Eskalation, wir benötigen Unterstützung) wird schnell die berühmte Melonenampel (von außen betrachtet schön grün; doch je tiefer man bohrt, desto roter wird es).

Simple Regeln verhelfen Projekten zum Erfolg

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Jedes erfolgreiche Projekt – egal, nach welcher Methodik es durchgeführt werden soll – beginnt mit einer Planungsphase. Immer.

Erst am Ende der Planung kann über Ressourcen, Termine und Qualitätskriterien entschieden werden. Zumindest in meiner Praxis waren immer die Projekte erfolgreicher, bei denen zu Beginn eine sinnvolle Planungsphase eingeräumt wurde und diese Planung im Einklang mit den Kundenanforderungen iteriert wurde.

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Eine fehlende Planungsphase stellt ein enormes Projektrisiko (für Termine, Kosten und Qualität) dar und bewirkt, dass die Projektampel immer mindestens auf Gelb steht.

Zunächst ist die Auftragsklärung ein MUSS. Obwohl es offensichtlich erscheint, wird sie in vielen Projekten recht stiefmütterlich behandelt. Was will der Auftraggeber erreichen? Welchen Anteil zur Zielerreichung des Auftraggebers soll das Projekt leisten? Welche Rahmenbedingungen sind gegeben? Sofern ein Lastenheft nicht vorhanden ist, wird dessen Erstellung zwingend zum Projektbestandteil bzw. muss in einer Vorphase erarbeitet werden. Je präziser die Anforderungen beschrieben sind, desto detailliertere Planung ist möglich. Aus dem Lastenheft wird das Pflichtenheft entwickelt. Thema: Wie will der Auftragnehmer die Anforderungen des Auftraggebers umsetzen? Die Qualität des Lastenheftes wirkt sich linear auf die mögliche Qualität des Pflichtenheftes aus.

Obwohl die Übergänge in der Praxis natürlich meist fließend sind, geht es erst auf Basis dieser Grundlagen – technisch gesehen – an die eigentliche Projektplanung:

  1. Präzise Planung der Lieferobjekte auf Basis des Pflichtenheftes inklusive des eventuell erforderlichen Change Managements.
  2. Stakeholder-Analyse – Wer übt (potenziell) welchen Einfluss auf das Projekt aus?
  3. Umfeldanalyse – Welche Stimmung herrscht im Projektumfeld, Welche Rahmenbedingungen sind zu beachten, …
  4. Welche Kompetenzen und Qualifikationen sind erforderlich? – Teamplanung
  5. Welche Ressourcen werden benötigt? – Geld, Material, Vorprodukte, Tools, …
  6. Welcher konkrete Nutzen wird angestrebt? Was sind die daraus resultierenden Qualitätskriterien?
  7. Welche Schäden sind zu erwarten? – Analyse, Bewertung, Gegenmaßnahmen
  8. Risikoanalyse – Welche Projektrisiken sind zu erwarten, wie wird damit umgegangen?

Neben den Standard-Planungstools (vorzugsweise Merlin Project, darüber hinaus i.d.R. die vom Kunden bevorzugten und dort eingeführten Tools) arbeite ich persönlich unterstützend sehr gern mit verschiedenen Canvases, da es in der Zusammenarbeit meist hilfreich ist, Zusammenhänge zu visualisieren. Insbesondere beim Projekt Setup, in der Entwicklung von Lasten- und Pflichtenheft und bei der Analyse des Projektstatus setze ich gern den einen oder anderen Canvas ein. Zudem sind in meinen Projekten Kanban Boards i.d.R. ein grundlegendes Arbeitsmittel.

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Tool Time: Info-Management mit Pocket und Evernote

Tool Time: Info-Management mit Pocket und Evernote

Kürzlich beim PM Camp Rhein-Main durfte ich unter anderem eine Session „Twitter & Trello für Newbies“ moderieren. Und wie das in diesen Diskussionen so ist, rutschten wir schnell ab in das Thema „Mein Setup“. Also: welche Tools benutzt der eine oder andere so, wie und wozu und vor allem in welcher Kombination. Ein Statement eines Diskussionsteilnehmers war (sinngemäß):

„Man kann durch den Evernote Web Clipper Infos direkt in Evernote abspeichern, Pocket ist damit obsolet.“

Nun, das sehe ich nicht ganz so und will das auch kurz erläutern.
Ich benutze Pocket schon, so lange es auf dem Markt ist – früher noch unter dem Namen „Read It Later“. Dieser alte Name war zwar nicht ganz so griffig, beschrieb aber perfekt, was den speziellen Mehrwert des Tools für mich ausmacht: Wenn ich auf potenziell interessanten Content stoße, aber aktuell keine Zeit habe, mich damit zu befassen und seinen Wert für mich zu beurteilen, ist Pocket meine Sammelmappe für später. Das funktioniert auf all meinen Geräten und in der Web-App (wieder ein Kriterium für eigentlich alle Content-Be- und Verarbeitungstools, die ich benutze).
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Pocket ist also für mich keine Ablage (wie der Name „Pocket“ vielleicht suggerieren würde), sondern ein Wiedervorlagetool. Erst, wenn ich die in Pocket gespeicherten Artikel und Informationen gesichtet habe, werden sie weiterverarbeitet, abgelegt oder gelöscht.

Und genau da liegt der Unterschied. Evernote ist meine zentrale (und i.d.R. finale) Ablage.

Dokumente und Informationen, die ich in Evernote ablege, sind bereits gesichtet und für mich in irgend einer Form relevant. Hier werden Informationen dann klassifiziert, kategorisiert und einer (ggf. kollaborativen) Bearbeitung zugeführt.

Hier kommt der Evernote Web Clipper* ins Spiel. Ein Plugin, welches (wiederum auf allen relevanten Geräten) ermöglicht, Informationen von Websites direkt in Evernote abzulegen. Dies funktioniert bspw. super für Bilder aus Websites. Es funktioniert leider nicht so gut, wenn man Seiteninhalte ablegen will. Pocket hingegen „normalisiert“ die Webseiten hervorragend. Werbung wird zuverlässig abgeschnitten, ungewöhnliche Schriftarten werden durch besser lesbare ersetzt. Und wenn man das Ganze dann gesichtet und für aufbewahrenswert befunden hat, geht’s sauber von Pocket nach Evernote. Wieder ordentlich formatiert und ohne Werbung usw.

(zum Vergrößern bitte Bild anklicken)

*Ergänzend zum Evernote Web Clipper nutze ich mit Begeisterung Skitch. Skitch ermöglicht, auf einfachste Weise Screenshots zu erstellen und weiterzuverarbeiten. Diese Screenshots werden automatisch mit Evernote synchronisiert und können in diverse Formate exportiert werden. Skitch ist sowohl für Mac als auch für Windows erhältlich. Einziger Nachteil, der mir gerade beim Erarbeiten dieses Artikels aufgefallen ist: Skitch kann keinen Screenshot von sich selbst machen 😉

Wie sieht Euer Workflow zur Info-Ablage aus? Welche Tools nutzt Ihr?

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Tool Time: Goalscape – The way I think!

Tool Time: Goalscape – The way I think!

Durch einen Blogbeitrag von Stefan Hagen wurde ich auf Goalscape* aufmerksam. Bereits nach einem 2tägigen Test war ich so überzeugt von diesem Produkt, dass ich eine Lizenz erworben habe. Bisher benutzte ich für (kreative) Planungsaufgaben neben (natürlich) Excel immer gern diverse Mindmapping-Tools (MindjetXMindFreeMind, etc.), da diese meiner persönlichen Arbeitsweise entgegenkommen. Mindmaps eignen sich zudem ganz objektiv hervorragend, um Dinge zu strukturieren, sind aber bezüglich ihrer Usability oft nicht optimal und mit steigender Komplexität insgesamt nicht besonders übersichtlich.

Goalscape geht hier eine anderen Weg. Das Gesamtziel liegt ähnlich wie bei Mindmaps zentral. Allein aufgrund des modernen und intuitiven Software-Layouts geht das Erstellen, Verknüpfen und Verschieben der einzelnen Gedanken (oder “Goals”) aber deutlich schneller als bei einem Mindmapping-Tool.

Ich habe Goalscape mit zunächst einigen kleineren Themen getestet und danach direkt in einer aktuellen recht komplexen Projektplanung eingesetzt. Dann habe ich testweise den Plan in Mindmanager importiert und war regelrecht schockiert über die dramatische Komplexität, die einerseits in kürzester Zeit abgebildet werden konnte und andererseits mit Goalscape noch immer problemlos beherrschbar ist – was man von der Mindmap-Variante nicht mehr sagen konnte.

Goalscape_Level01
(Grundansicht auf dem Goal der obersten Ebene – Daten beispielhaft. Bild anklicken für Großansicht.)

Der Wechsel zwischen einzelnen Goals ist absolut intuitiv: mittels Doppelklick ist es möglich, auf ein Goal mit seinen Subgoals zu fokussieren. Der Nutzer kann so stufenweise zwischen den einzelnen Ansichts-Ebenen wechseln. In der linken oberen Ecke findet sich sodann eine Navigationshilfe, über die man jederzeit direkt zur Grundansicht zurückspringen kann.

Goalscape_Level11
(Fokussierung auf ein Subgoal – Daten beispielhaft. Bild anklicken für Großansicht.)

Jedes Goal kann zeitlich geplant und  mit Prioritäten versehen werden. Diese sind sowohl direkt direkt per Maus als auch über einen Schieberegler im Detail-Fenster definiert werden. Alternativ können auch absolute Prozentwerte angegeben werden. Prioritäten einzelner Subgoals können fixiert werden; alle anderen Subgoals passen sich dann automatisch/dynamisch an.

Für jedes Goal bzw. Subgoal kann zudem der Fortschritt vermerkt werden. Fortschritte einzelner Subgoals addieren sich unter Berücksichtigung ihrer Prioritäten kaskadierend bis zum obersten Level auf (kenntlich gemacht durch Schattierung aller davon betroffenen übergeordneten Goals).

Zudem ist Goalscape in der Lage, eine Reihe von Export-Formaten zu bedienen. Sehr wichtig ist in dieser Stelle für mich insbesondere der absolut problemlose Export in das MindJet-Format und der XML-Export zur weiteren Verwendung in Merlin oder Microsoft Project. Kontextinformationen, Termine, Prioritäten und Fortschritte werden hierbei übernommen.

Zusätzlich zum (Adobe Air-basierten) Desktop-Tool gibt es mit Goalscape Connect eine Web-Lizenz, die die Zusammenarbeit online ermöglicht.

Was ich mir noch wünschen würde (ich hoffe auf zukünftige Versionen):

  • Eine Möglichkeit,  Goalscapes (die Dateien) als interaktive (klickbare) Version zu exportieren, um sie im Web zu veröffentlichen.
  • native Unterstützung gängiger Cloud-Speicher (iCloud, Dropbox, etc. für Goalscape Connect)

FazitGoalscape ist eines der intuitivsten PM-Tools, die ich in letzter Zeit kennen gelernt habe. Ich benutze es erst seit einigen Tagen und möchte es nicht mehr missen. Das Tool ist absolut intuitiv bedienbar und beschleunigt kreative Planungsprozesse erheblich und bietet insb. bei komplexen Planungen eine deutlich bessere Übersichtlichkeit als klassische Mindmaps. Zudem ermöglicht es problemlos die Zusammenarbeit mit den gängigen Mindmapping- und PM-Tools. Insb. für umfangreiche Planungen mit vielen kaskadierenden Stufen ist Goalscape definitiv das Mittel der Wahl.

Übrigens: aufgrund eines Fehlers meinerseits bei der Bestellung konnte ich auch gleich noch den Goalscape-Support testen. Ergebnis: Schnell, absolut kundenorientiert und dazu sehr freundlich. Besser geht’s nicht!

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